Het kan wel eens gebeuren dat iemand te laat is met het betalen van een factuur. Je relatie kan hier allerlei redenen voor hebben. Wij adviseren dan ook om niet gelijk kosten in rekening te gaan brengen als iemand zijn of haar factuur niet gelijk betaalt maar eerst een herinnering te sturen en als er dan nog niet betaald wordt pas een aanmaning met extra kosten zodat je een prettig contact blijft onderhouden met je relatie(s).

In dit artikel leggen we je de basis uit die je nodig hebt voor het versturen van herinneringen, aanmaningen en brieven aan de maatschappij vanuit Assu®.

Herinneringen en aanmaningen inrichten:

Een herinnering of aanmaning komt niet vanzelf uit Assu® rollen. Hiervoor dien je eerst een aantal instellingen te vullen zodat de herinnering of aanmaning op de juiste datum na het versturen van de factuur richting de relatie verzonden zal worden.

Het systeem neemt altijd de factuur als basis en kijkt hierbij naar een drietal data op de factuur:

• Factuurdatum: de datum waarop de factuur aangemaakt is in Assu®
• Verzenddatum: de datum waarop de factuur naar de relatie verzonden is
• Vervaldatum: de datum waarop de factuur komt te vervallen

Deze laatste datum (de vervaldatum) dien je in te stellen bij de algemene facturatie instellingen onder het witte boekje. Heeft iemand bijvoorbeeld 14 dagen de tijd om de factuur te betalen? Dan telt Assu 14 dagen op bij de factuurdatum en berekent zo de vervaldatum van de factuur:

Nu de vervalperiode berekend kan worden is het tijd om de instellingen voor de herinnering, aanmaning en brief aan maatschappij te gaan vullen.

Deze vul je bij de algemene boekhoudinstellingen onder het witte boekje:

Hoe bovenstaande instellingen doorberekend worden op de facturen leggen we uit in een aparte uitleg die je kunt bekijken door op onderstaande knop te klikken:

Een herinnering versturen:

Nadat bovenstaande instellingen naar wens ingevuld zijn kun je starten met het daadwerkelijke versturen van herinneringen, aanmaningen of brieven naar de maatschappij.

Herinneringen verstuur je in Assu® vanuit tabblad Financieel/ADN onder de knop “Herinneringen”. Je krijgt hier een overzicht waarin je zelf kunt bepalen hoeveel dagen een factuur open moet staan en welk soort facturen je wilt laten tonen:

Als alles goed in beeld staat kun je de herinneringen/aanmaningen/brieven aan maatschappij die je wilt gaan versturen aanvinken en door middel van de knoppen met het printertje ervoor gaan verzenden/printen. Assu® houdt hierbij rekening met het communicatieprofiel van de relatie(s). De herinnering/aanmaning kan dus per e-mail of per post verzonden worden.

Facturen waar een wachtcode op staat worden niet meegenomen in bovenstaand overzicht.

Wil je meer weten over het versturen van herinneringen? Neem dan een kijkje in de Assu® handleiding voor nog meer informatie over het versturen van herinneringen.