Samen naar een mooie migratie
Datamigratie is nooit zomaar een druk op de knop. Het is een nauwkeurige klus want het gaat tenslotte om een migratie van het ene naar het andere programma, waarbij er geen cruciale data verloren mag gaan. Gaat alle data netjes over en hoe worden de gebruikers opgeleid?
Gelukkig hebben wij inmiddels een jarenlange ervaring met datamigraties en ook hebben wij veel tevreden relaties die dit proces al achter de rug hebben. Zij vertellen je graag waar je op kunt letten en hoe zij zelf de migratie van hun data ervaren hebben.
Samen met onze ervaren datamigratie specialisten zorgen wij ervoor dat wij je stap voor stap begeleiden naar een mooie migratie van je gegevens van je oude pakket naar Assu®.
In onderstaand stappenplan laten wij je zien wat je van ons kunt verwachten tijdens de migratie van jouw data:
Ons stappenplan:
Stap 1:
Om jouw wensen en verwachtingen goed in kaart te brengen zullen onze dataspecialisten met jou het data migratie proces doorlopen. Wat zijn jouw wensen? Werk je op een desktop of laptop? Maak je gebruik van een eigen netwerk of host je een server bij een systeembeheerder?
Dit zijn allemaal punten die belangrijk zijn om jouw migratie traject zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.
Stap 2
Na het inventariseren zullen wij je vragen om de eerste data beschikbaar te stellen. Dit noemen wij “een eerste datadump”. In onderling overleg spreken we af wanneer en hoe wij de data kunnen ophalen.
Lever je de data via onze transfertool aan of gaan wij in overleg met jouw systeembeheerder de data zelf ophalen?
Stap 3:
Na ontvangst van je data gaan we er direct mee aan de slag. Aan de hand van de met jou overeengekomen planning zullen wij een eerste proefmigratie opleveren. Vanaf je eigen werkplek kun je de data controleren op juistheid. Voor deze controle stellen wij een controle document beschikbaar zodat je geen belangrijke gegevens mist.
Het gaat hierbij bijvoorbeeld om:
- Zijn al mijn klanten over gekomen?
- Hebben mijn polissen de juiste inhoud?
- Zijn mijn historische en actuele gegevens juist?
Kom je tijdens de controle fouten tegen? Dan dien je deze te loggen in A.i. Servicedesk, ons digital communicatiekanaal. Je krijgt van ons een inlogcode zodat je snel aan de slag kunt in A.i. Servicedesk. Je krijgt hier een eigen gedeelte toegewezen om je migratie tickets te loggen. Gebruik hiervoor de knop “Data Migratie”. Als je hier een storing hebt gelogd communiceren wij hierover in dit kanaal.
Stap 4
Om een goede controle uit te kunnen voeren op de data die wij voor je overgezet hebben, begeleiden wij je tijdens het gebruik van Assu®. Hiervoor hebben wij unieke trainingen ontworpen die wij bij jou op kantoor of online met je doorlopen. Met deze handvatten kun je op een snelle manier uw controle uitvoeren.
Kom je onjuistheden tegen in je proefmigratie? Onze consultant helpt je graag verder en samen controleer je de onjuistheden. Moeten wij iets voor je aanpassen? Dan gaan we hiermee direct aan de slag.
Stap 5:
Heb je de eerste controle doorlopen? Dan beginnen wij aan de tweede migratie. Onze datamigratie specialist gaat voor je aan de slag om je gegevens over te zetten. In deze fase corrigeren wij ook de ontbrekende of onjuiste data op basis van de gezamenlijke en eigen controle die uitgevoerd is.
Stap 6:
Na de tweede datamigratie en training krijg je de gelegenheid om nog eens een eigen controle te doen op de door ons nieuwe aangeleverde data. Bij akkoord van de gegevens nemen we je mee naar stap 7. Mocht het zo zijn dat er toch nog iets niet goed gegaan is tijdens de migratie van uw gegevens dan gaan we samen stap 5, 6, 7, 8 en 9 opnieuw inplannen omdat datamigratie uiteindelijk toch maatwerk is. Hierbij onderstrepen wij het belang van een eigen correcte controle van jouw gegevens.
Stap 7:
Na het uitvoeren van uw laatste controle besluit jij of je akkoord gaat met de migratie van jouw data en is het tijd om de definitieve migratie te gaan starten. Volgens de planning spreken we een datum af waarop we de meest recente datagegevens ophalen om vervolgens de gegevens te gebruiken voor het definitief in gebruik nemen van jouw nieuwe assurantie software Assu®.
Let op: in deze periode zul je 2 tot 3 dagen niet kunnen werken omdat wij met het omzetten van jouw gegevens bezig zijn.
Stap 8:
Het is zo ver! De definitieve datamigratie heeft plaatsgevonden en je bent klaar om te starten met Assu®. Een spannend moment. Dat snappen wij heel goed en daarom is 1 van onze consultants twee dagen lang bij jou op kantoor om het werken met Assu® zo soepel mogelijk te laten verlopen. Ook zal onze consultant zo jouw eerste vragen gelijk kunnen beantwoorden.
Aangezien geen enkele migratie hetzelfde is begrijpen wij heel goed dat er behoefte kan zijn aan meer dagen support. De twee dagen die we hierboven noemen is dus een standaard aantal dagen. Als meer dagen nodig zijn omdat er bijvoorbeeld Workflows gebouwd gaan worden, dan wordt uiteraard het benodigde aantal dagen ingepland.
En hoe lang duurt dat dan?
Een datamigratie is een zorgvuldig traject van ophalen, terugplaatsen en controleren van gegevens. Je dient er dus rekening mee te houden dat dit traject enige maanden kan duren. Hoe lang precies hang af van de juistheid van de aangeleverde data en het zorgvuldig controleren van de tussentijdse datamigratie(s). Een gemiddelde tijdsindicatie is dat wij in ieder geval binnen 3 á 4 maanden (vanaf het inplannen van de migratie) bezig zijn jouwgegevens volledig en correct over te zetten naar Assu®.
Dit geldt voor de volgende type migraties:
- ANVA
- DIAS
- CCS (Level)
- VKG (Extranet+)
- Assistent
- OnlinePro
- Assu Portal
- Faster Forwards (Elements)
Afwijkingen hierop zijn PBI- en Excel migraties. Wij voeren deze in onderling overleg met je uit en stemmen dit persoonlijk met je af. Eerst doen wij een proefmigratie en daarna gaat je data live in Assu®.
Als een Excel afwijkt van onze standaard Excel dan duurt het uiteraard langer. Hoeveel langer dat dit is bespreken wij uiteraard met jou als dat het geval is.
Migraties die wij via een externe partij uit moeten laten voeren vallen niet onder bovenstaande plangarantie.
Wat verwachten wij van jou?
Om de migratie van jouw belangrijke gegevens zo goed mogelijk te laten verlopen verwachten wij van jou het volgende:
- Blok voldoende tijd vrij in je agenda voor het controleren van je gegevens. Ons advies hierbij is rekening te houden met 2 volle werkweken.
- Houd iemand bij jou op kantoor vrij voor het controleren van de gegevens en het doorgeven van eventuele vragen die opkomen na het aanleveren van de datamigratie. Ons advies hierbij is 1 FTE hiervoor beschikbaar te plannen.
- Zorg ervoor dat zowel de eerste als de tweede proefmigratie goed nagekeken worden. Als er namelijk iets blijft liggen zal de hele verdere planning verschoven dienen te worden! Wij hebben hiervoor een controle document beschikbaar. Onze consultant zal dit aanleveren.
- Wacht met het opzeggen van je oude contract totdat je van ons definitief bevestiging hebt gehad dat de data overgezet kan worden naar Assu®
- Jij bent verantwoordelijk voor het juist aanleveren van je eigen datadump. Zorg er dus voor dat de aangeleverde datadump juist en compleet is
- Zorg ervoor dat je systeemhuis of systeembeheerder onze medewerkers tijdens het migratie traject toegang kan geven tot jouw gegevens en tijd voor ons vrij kan maken voor het ophalen van de datadump en het uitvoeren van de installatie
- Je dient ons door te geven wie bij jou op kantoor de contactpersoon is voor de datamigratie. Wij geven door wie bij ons de contactpersoon is tijdens het migratie traject
Onze datamigratie specialisten
Tijdens het traject van datamigratie word je begeleid door onze datamigratie specialisten: Alexander van Pelt en Alex Teijgeler. Zij hebben allebei een uitgebreide kennis van het overzetten van data van diverse pakketten naar Assu®.
Alex zal jouw eerste contactpersoon zijn die je begeleidt in het migratietraject. Hij is beschikbaar op de volgende dagen: woensdag- en vrijdag ochtend.
Heb je vragen over je gegevens of loop je tijdens het traject van datamigratie ergens tegenaan? Aarzel dan niet om contact met hem op te nemen op 1 van die dagen want hij staat altijd voor je klaar.
Voor inhoudelijke vragen kun je terecht bij Alexander van Pelt. Hij is iedere werkdag bereikbaar tussen 8.30 en 17.00 op 076-5716178
Alexander van Pelt
Alex is onze senior data migratie specialist
Alex Teijgeler
Alex is onze eerste contactpersoon voor jouw migratie(s)
