Datamigratie, niet zomaar een druk op de knop
Samen naar een mooie migratie
Datamigratie is nooit zomaar een druk op de knop. Het is een nauwkeurige klus want het gaat tenslotte om een migratie van het ene naar het andere programma, waarbij er geen cruciale data verloren mag gaan. Gaat alle data netjes over en hoe worden de gebruikers opgeleid?
Gelukkig hebben wij inmiddels een jarenlange ervaring met datamigraties en ook hebben wij veel tevreden relaties die dit proces al achter de rug hebben. Zij vertellen u graag waar u op kunt letten en hoe zij zelf de migratie van hun data ervaren hebben.
Samen met onze ervaren datamigratie specialisten zorgen wij ervoor dat wij u stap voor stap begeleiden naar een mooie migratie van uw gegevens van uw oude pakket naar Assu®.
In onderstaand stappenplan laten wij u zien wat u van ons kunt verwachten tijdens de migratie van uw data:
Om uw wensen en verwachtingen goed in kaart te brengen zullen onze dataspecialisten met u het data migratie proces doorlopen. Wat zijn uw wensen? Werkt u op een desktop of laptop? Maakt u gebruik van een eigen netwerk of host u een server bij een systeembeheerder?
Dit zijn allemaal punten die belangrijk zijn om uw migratie traject zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.
Na het inventariseren zullen wij u vragen om de eerste data beschikbaar te stellen. Dit noemen wij "een eerste datadump". In overleg met u spreken we af wanneer en hoe wij de data kunnen ophalen.
Levert u de data via onze transfertool aan of gaan wij in overleg met uw systeembeheerder de data zelf ophalen?
Na ontvangst van uw data gaan we er direct mee aan de slag. Aan de hand van de met u overeengekomen planning zullen wij een eerste proefmigratie opleveren. Vanaf uw eigen werkplek kunt u de data controleren op juistheid. Voor deze controle stellen wij een controle document beschikbaar zodat u geen belangrijke gegevens mist.
Het gaat hierbij bijvoorbeeld om:
- Zijn al mijn klanten over gekomen?
- Hebben mijn polissen de juiste inhoud?
- Zijn mijn historische en actuele gegevens juist?
Komt u tijdens de controle fouten tegen? Dan dient u deze te loggen in A.i. Servicedesk, ons digital communicatiekanaal. U krijgt van ons een inlogcode zodat u snel aan de slag kunt in A.i. Servicedesk. U krijgt hier een eigen gedeelte toegewezen om uw migratie tickets te loggen. Gebruik hiervoor de knop "Data Migratie". Als u hier een storing heeft gelogd communiceren wij hierover in dit kanaal.
Om een goede controle uit te kunnen voeren op de data die wij voor u overgezet hebben, begeleiden wij u tijdens het gebruik van Assu®. Hiervoor hebben wij unieke trainingen ontworpen die wij bij u op kantoor of online met u doorlopen. Met deze handvatten kunt u op een snelle manier uw controle uitvoeren.
Komt u onjuistheden tegen in uw proefmigratie? Onze consultant helpt u graag verder en samen controleert u de onjuistheden. Moeten wij iets voor u aanpassen? Dan gaan we hiermee direct aan de slag.
Heeft u uw eerste controle doorlopen? Dan beginnen wij aan de tweede migratie. Onze datamigratie specialist gaat voor u aan de slag om uw gegevens over te zetten. In deze fase corrigeren wij ook de ontbrekende of onjuiste data op basis van de gezamenlijke en eigen controle die uitgevoerd is.
Na de tweede datamigratie en training krijgt u de gelegenheid om nog eens een eigen controle te doen op de door ons nieuwe aangeleverde data. Bij akkoord van de gegevens nemen we u mee naar stap 7. Mocht het zo zijn dat er toch nog iets niet goed gegaan is tijdens de migratie van uw gegevens dan gaan we samen stap 5, 6, 7, 8 en 9 opnieuw inplannen omdat datamigratie uiteindelijk toch maatwerk is. Hierbij onderstrepen wij het belang van een eigen correcte controle van uw gegevens.
Na het uitvoeren van uw laatste controle besluit u of u akkoord gaat met de migratie van uw data en is het tijd om de definitieve migratie te gaan starten. Volgens de planning spreken we een datum af waarop we de meest recente datagegevens ophalen om vervolgens de gegevens te gebruiken voor het definitief in gebruik nemen van uw nieuwe assurantie software Assu®.
Let op: in deze periode zult u 2 tot 3 dagen niet kunnen werken omdat wij met het omzetten van uw gegevens bezig zijn.
Het is zo ver! De definitieve datamigratie heeft plaatsgevonden en u bent klaar om te starten met Assu®. Een spannend moment. Dat snappen wij heel goed en daarom is 1 van onze consultants twee dagen lang bij u op kantoor om het werken met Assu® zo soepel mogelijk te laten verlopen. Ook zal onze consultant uw zo eerste vragen gelijk kunnen beantwoorden.
Aangezien geen enkele migratie hetzelfde is begrijpen wij heel goed dat er behoefte kan zijn aan meer dagen support. De twee dagen die we hierboven noemen is dus een standaard aantal dagen. Als meer dagen nodig zijn omdat er bijvoorbeeld Workflows gebouwd gaan worden, dan wordt uiteraard het benodigde aantal dagen ingepland.
En hoe lang duurt dat dan?
Een datamigratie is een zorgvuldig traject van ophalen, terugplaatsen en controleren van gegevens. U dient er dus rekening mee te houden dat dit traject enige maanden kan duren. Hoe lang precies hang af van de juistheid van de aangeleverde data en het zorgvuldig controleren van de tussentijdse datamigratie(s). Een gemiddelde tijdsindicatie is dat wij in ieder geval binnen 3 á 4 maanden (vanaf het inplannen van de migratie) bezig zijn uw gegevens volledig en correct over te zetten naar Assu®.
Dit geldt voor de volgende type migraties:
- ANVA
- DIAS
- CCS / VKG
- Assistent
- OnlinePro
Afwijkingen hierop zijn PBI- en Excel migraties. Wij voeren deze uit in ongeveer 5 werkdagen en stemmen dit persoonlijk met u af. Eerst doen wij een proefmigratie en daarna gaat uw data live in Assu®.
Als een Excel afwijkt van onze standaard Excel dan duurt het uiteraard langer. Hoeveel langer dat dit is bespreken wij uiteraard met u als dat het geval is.
Migraties die wij via een externe partij uit moeten laten voeren vallen niet onder bovenstaande planning garantie.
Wat verwachten wij van u?
Om de migratie van uw belangrijke gegevens zo goed mogelijk te laten verlopen verwachten wij van u het volgende:
- Blok voldoende tijd vrij in uw agenda voor het controleren van uw gegevens. Ons advies hierbij is rekening te houden met 2 volle werkweken.
- Houd iemand bij u op kantoor vrij voor het controleren van de gegevens en het doorgeven van eventuele vragen die opkomen na het aanleveren van de datamigratie. Ons advies hierbij is 1 FTE hiervoor beschikbaar te plannen.
- Zorg ervoor dat zowel de eerste als de tweede proefmigratie goed nagekeken worden. Als er namelijk iets blijft liggen zal de hele verdere planning verschoven dienen te worden! Wij hebben hiervoor een controle document beschikbaar. Onze consultant zal dit aanleveren.
- Wacht met het opzeggen van uw oude contract totdat u van ons definitief bevestiging heeft gehad dat de data overgezet kan worden naar Assu®
- U bent verantwoordelijk voor het juist aanleveren van uw eigen datadump. Zorg er dus voor dat de aangeleverde datadump juist en compleet is
- Zorg ervoor dat uw systeemhuis of systeembeheerder onze medewerkers tijdens het migratie traject toegang kan geven tot uw gegevens en tijd voor ons vrij kan maken voor het ophalen van de datadump en het uitvoeren van de installatie
- U dient ons door te geven wie bij u op kantoor de contactpersoon is voor de datamigratie. Wij geven door wie bij ons de contactpersoon is tijdens het migratie traject
Tijdens het traject van datamigratie wordt u begeleid door onze drie datamigratie specialisten: Alexander van Pelt, Alex Teijgeler en Jeffry van den Hooven. Zij hebben alle drie een uitgebreide kennis van het overzetten van data van diverse pakketten naar Assu.
Alex zal uw eerste contactpersoon zijn die u begeleidt in het migratietraject.
Alex is beschikbaar op de volgende dagen: woensdag- en vrijdag ochtend.
Heeft u vragen over uw gegevens of loopt u tijdens het traject van datamigratie ergens tegenaan? Aarzel dan niet om contact met hem op te nemen op 1 van die dagen want hij staat altijd voor u klaar.
Voor inhoudelijke vragen kunt u terecht bij Alexander van Pelt. Hij is iedere werkdag bereikbaar tussen 8.30 en 17.00 op 076-5716178
